🏠Panden & huurders
Het fundament: uw hele portefeuille op één plek, tot op het niveau van de individuele huurder.
- Volledig pandoverzicht: status (verhuurd, leeg, in onderhoud), kaartweergave, kerngegevens als WOZ-waarde, oppervlakte, energielabel en eigendomsvorm.
- Meerdere huurders per pand, elk met een eigen huurbedrag en contractdatum. Voor kamerverhuur of units klopt de administratie per persoon.
- Waarborgsom per huurder: bedrag, datum ontvangen en datum terugbetaald. De compliance-module geeft een signaal als de waarborgsom bij een verhuurd pand ontbreekt of boven 2× de kale huur ligt.
- Voorschot servicekosten per huurder, als basis voor de jaarlijkse afrekening.
- In- en uitcheck-rapporten (opnames) met meterstanden voor elektra, gas en water, notities en foto's: het bewijsstuk bij een borg-geschil. Foto's komen automatisch in het documentendossier van het pand.
- Excel-import: zet uw bestaande administratie in een paar klikken over. Kolommen worden automatisch herkend, huurders worden meteen als relatie aangemaakt, en er staat een voorbeeldbestand klaar.
- Excel-export van de volledige portefeuille: alle panden én alle huurders, in een echt Excel-bestand.
- Claimregister per pand: verzekeringsclaims met status (gemeld, in behandeling, geaccepteerd, afgewezen, uitgekeerd, gesloten) op de pandkaart; het dashboard waarschuwt als een claim langer dan 30 dagen in behandeling is.
💶Huurbewaking & aanmaningstraject
Van "de huur is binnen" tot de wettelijk correcte laatste aanmaning, met dossieropbouw.
- Huurbetalingen per pand per maand: verwacht, ontvangen en datum, met de knop "huur ontvangen" (ook gedeeltelijk), terugdraaien, maandnavigatie en een betaalhistorie per pand.
- Betaalstatus afgeleid uit de administratie: open, te laat (met dagenteller), deels of betaald. Dezelfde cijfers komen terug op het dashboard, in de notificaties en in de 12-maandsgrafiek.
- Huurprijs-historie: elke verhoging, handmatige aanpassing of contractstart in een tijdlijn per pand; een aangezegde verhoging voert u met één klik door.
- Escalatieketen bij achterstand: vriendelijke herinnering → formele aanmaning (7 dagen) → wettelijke 14-dagenbrief. Elke stap wordt echt gemaild en vastgelegd in een dossier per pand.
- Wettelijk correcte 14-dagenbrief, met de verplichte termijn "vanaf de dag ná ontvangst", het exacte openstaande bedrag en een indicatie van de wettelijke incassokosten volgens de officiële trapsgewijze berekening.
📈Huurverhoging & jaarlijkse indexatie
De jaarlijkse verhogingsronde in minuten in plaats van avonden, binnen de wettelijke grenzen.
- Huurverhoging per pand: het systeem herkent het segment (sociale huur, middenhuur, vrije sector) en stelt het wettelijk toegestane maximum voor, inclusief de aftopping tot 3,65% als het pand al op zijn WWS-maximum zit.
- Bulk-indexatie: de hele portefeuille in één scherm, per pand aanpasbaar of over te slaan, met één gezamenlijke ingangsdatum. Elk pand krijgt zijn eigen aanzegmail.
- Contractbeheer: aflopende huurcontracten worden op 6 en 3 maanden vooraf gesignaleerd; verlengen of beëindigen regelt u vanaf de pandkaart.
🧾Servicekosten-jaarafrekening
De wettelijk verplichte afrekening (vóór 1 juli) als ingebouwd proces in plaats van een jaarlijkse verrassing.
- Voorschot vs. werkelijke kosten per huurder per jaar. Het scherm rekent direct uit of er terugbetaald moet worden of dat de huurder bijbetaalt.
- Afrekenbrief per mail, automatisch opgesteld en aanpasbaar vóór verzending.
- Deadline-bewaking: is er een voorschot afgesproken maar nog geen afrekening over het vorige jaar, dan waarschuwt de compliance-module, en wordt het rood zodra 1 juli verstreken is.
⚖️Compliance: huurregelgeving 2026
Continu getoetst aan de actuele regels, per pand, zonder dat u er iets voor hoeft te doen.
- Regels per jaar: box 3-tarieven, WWS-grenzen en huurverhogingsmaxima staan als jaartabel in het systeem. Bij een jaarwissel volgen alle berekeningen en brieven vanzelf.
- Indicatieve WWS-puntentelling per pand (op basis van oppervlakte, WOZ en energielabel) met signaal wanneer de huur boven het indicatieve maximum ligt.
- Wet goed verhuurderschap: signaal bij een ontbrekende of te hoge waarborgsom en bij een verlopen contract.
- Energielabel-signalen: ontbrekend label, of label E/F/G met de aftrekpunten die dat kost.
- Verzekering-bewaking: vervaldatum van de opstalverzekering met een oplopend signaal (oranje binnen 6 maanden, rood binnen 3 maanden of verlopen), ook voor leegstaande panden.
🔧Meldingen & onderhoud
Van melding tot afgeronde reparatie, met de vakman aangehaakt.
- Meldingen van huurders komen binnen met een categorie (loodgieter, installateur, slotenmaker, …) en de status "urgent" als de huurder dat aangeeft; een spoedmelding krijgt een eigen label en staat bovenaan. Ze zijn in één beweging door te sturen naar een vakman, met prijsindicatie en een echte mail naar de aannemer.
- Onderhoudsopdrachten met status, kosten en het mail-dossier erbij; nieuwe aannemers worden automatisch aan uw relatiebestand toegevoegd.
- Bijlagen rechtstreeks bij de melding of opdracht: offerte, factuur of foto van de vakman, zonder eerst een map te hoeven aanmaken.
- Offertes van meerdere vakmannen per opdracht: aanvragen bij meerdere relaties tegelijk, bedragen invullen of door de vakman zelf laten indienen, en één offerte kiezen.
- Werkbonnen: de vakman dient per opdracht een werkbon in (datum, omschrijving, uren, bedrag), u keurt goed of wijst af; een goedgekeurde werkbon wordt automatisch een kostenpost op het pand.
- Preventief onderhoud per onderdeel (cv-ketel, dak, schilderwerk, …) met bouwjaar en interval: de basis voor uw meerjarenonderhoudsplanning.
- Garantie- en assetregister per onderdeel: merk en type, installatiedatum, leverancier en garantie tot; het platform waarschuwt als een garantie binnen 60 dagen afloopt of verlopen is.
- Afgesproken reactietijd (SLA) en beoordeling per aannemer: per vakman legt u vast binnen hoeveel uur hij reageert, en bij het gereed melden van een opdracht geeft u een beoordeling. Beide staan bij de relatie.
🚨Spoedmeldingen & 24/7 huurdersassistent
Een storing om middernacht hoeft niet te wachten tot u het ziet.
- Spoedmelding vanuit het huurdersportaal: bij "Nieuwe melding" kiest de huurder "Is dit spoed?", met een lijst wat wel en niet spoed is. Bij spoed ziet hij direct uw storingsnummer en spoedinstructie.
- Directe mail bij spoed naar uw storings-mailadres (of naar uzelf) én naar de vaste aannemer van het pand, met het e-mailadres van de huurder als antwoordadres. Sms of push is er nog niet.
- Voor u: een rode banner op het dashboard zolang er een open spoedmelding is, het label "Spoed" bovenaan de meldingenlijst, de knop "Spoed afgehandeld" en een kopje "Open spoedmeldingen" in het dagelijkse overzicht per mail.
- 24/7 huurdersassistent: een chatpaneel in het huurdersportaal dat vragen beantwoordt op basis van het pand, de open meldingen en uw spoedinstructie, en een melding voorstelt die de huurder zelf bevestigt. De assistent maakt nooit zelf een melding en geeft geen juridisch of financieel advies; het gesprek gaat als context mee naar u. Aan of uit te zetten per organisatie, telt mee in uw AI-tegoed.
🔑Huurdersportaal
Uw huurders melden zelf en volgen hun eigen zaken, gratis, en zonder ooit uw administratie te zien.
- Toegang aanvragen via de website: een huurder zoekt uw organisatie op en stuurt een verzoek; u koppelt het aan de juiste huurder en keurt goed.
- Eigen, beperkt portaal: alleen het eigen pand, de eigen meldingen en de eigen documenten (bijv. het huurcontract). De afscherming zit op databaseniveau, niet alleen in het scherm.
- Meldingen doen en volgen, inclusief de status en de toegewezen vakman; spoedmeldingen en de huurdersassistent (zie hierboven).
- Documenten delen: u bepaalt per bestand of de huurder het in zijn portaal ziet (huurcontract, afrekening, inspectierapport); alles wat niet gedeeld is, blijft onzichtbaar, ook in de opslag.
✍️Huurcontracten & digitaal ondertekenen
Van pandkaart tot getekend contract in het dossier, zonder printer of extern ondertekenplatform.
- Contract opstellen in zes stappen: pand, eenheid en huurder kiezen (gegevens worden vooringevuld), soort en sjabloon, gegevens nalopen, clausules, voorbeeld op A4, opslaan of versturen.
- Drie sjablonen op de structuur van de ROZ-modellen: woonruimte, winkelruimte (art. 7:290 BW) en kantoorruimte (art. 7:230a BW). De teksten volgen de artikelstructuur van die modellen; de officiële Algemene Bepalingen koppelt u zelf als pdf in het dossier. Controleer de sjablonen tegen de actuele ROZ-modellen voordat u ze gebruikt.
- Clausule-editor: artikelen bewerken, eigen clausules toevoegen, niet-verplichte artikelen weglaten of verplaatsen, met herstel naar de modeltekst. Elke afwijking van het model wordt in het document zichtbaar gemarkeerd, en eigen sjablonen bewaart u onder Instellingen.
- Elektronisch ondertekenen: de tekst wordt bevroren met een documenthash (SHA-256), elke partij krijgt per mail een eigen link, bevestigt met een verificatiecode per e-mail, typt zijn naam en zet een handtekening met vinger of muis. Tijdstip, IP-adres en de hash komen in het ondertekenblok van het definitieve document.
- Na ondertekening komt het definitieve document automatisch in de map "Huurcontracten" van het pand, worden ingangsdatum, huur en einddatum bij de huurder bijgewerkt waar die nog leeg waren, en krijgen alle partijen het contract per mail.
🔍Inspectierondes met fotorapport
Periodiek door het pand lopen, met de telefoon in de hand, en direct een rapport in het dossier.
- Inspectie per onderdeel (dak, goten, gevel, kozijnen, cv-installatie, elektra, sanitair, keuken, vloeren en wanden, hang- en sluitwerk, rookmelders, buitenruimte, algemene ruimten): staat goed, matig of slecht, opmerking, foto's rechtstreeks van de camera, en "actie nodig" met prioriteit. Werkt op een telefoonscherm.
- Vervolgacties: vanuit een onderdeel met "actie nodig" maakt u in één klik een onderhoudsopdracht aan of werkt u het onderhoudsonderdeel bij.
- Rapport op A4 met samenvatting, vervolgacties, tabel per onderdeel, foto's en handtekeningregel; op te slaan in het dossier van het pand en te delen met de huurder of de eigenaar.
- Planning per pand: een interval (3 tot 60 maanden), de volgende ronde als agenda-item, een aandachtspunt op het dashboard als een ronde nadert of achterloopt, en een telling in het dagelijkse overzicht per mail.
🏢Eigenaren & eigenaarsportaal
Voor beheerders die panden van anderen beheren: de eigenaar kijkt mee, zonder dat u iets hoeft door te sturen.
- Eigenaar per pand, ook meerdere mede-eigenaren met een aandeel in procenten (de som per pand blijft 100%), particulier of BV, met een beheervergoeding als percentage van de huur of een vast bedrag per pand per maand.
- Uitnodigen met verificatie: de eigenaar krijgt een uitnodiging per mail en ziet pas iets nadat hij de koppeling zelf heeft geaccepteerd. Heeft hij al een Ankova-account, dan wordt dat gekoppeld; anders krijgt hij een eigen inlog. Beide kanten kunnen de koppeling later verbreken; er wordt nooit automatisch gekoppeld op een e-mailadres.
- Alleen-lezen eigenaarsportaal: per pand de huurstatus per maand, huurders met contracteinde, meldingen en onderhoud met status, gedeelde documenten, inspectierapporten en afrekeningen. De eigenaar ziet uitsluitend zijn eigen panden; dat is op databaseniveau afgedwongen.
- Documenten delen met de eigenaar, per bestand, naast het delen met de huurder.
- Maandelijkse eigenaarsafrekening: met één knop voor alle eigenaren tegelijk. Ontvangen huur naar rato van het aandeel, kosten uit goedgekeurde werkbonnen, opgeloste onderhoudsopdrachten en kosten op het pand, beheervergoeding en btw. Regels corrigeren zolang het concept is, definitief maken (daarna bevroren en zichtbaar voor de eigenaar), mailen, afdrukken en markeren als uitbetaald.
📁Documenten
Elk contract, elke factuur en elke foto vindbaar op de plek waar u hem zoekt.
- Vaste mappenstructuur per pand (huurcontracten, facturen, vergunningen, verzekeringen, correspondentie) en per relatie, plus losse dossiers en vaste tabbladen voor algemeen, intern, financiën, juridisch en archief.
- Eén gedeeld dossier voor de hele organisatie: bestanden en mappen staan centraal en beveiligd opgeslagen, zodat elk teamlid op elk apparaat hetzelfde ziet. Geen losse mapjes per computer meer.
- Automatisch archiveren: foto's van opnames en bestanden bij een nieuw pand komen vanzelf in de juiste map terecht.
- Verplaatsen, verwijderen en opruimen in één klik, inclusief het echte bestand in de opslag. Een pand verwijderen ruimt het hele dossier op.
- Documentversies: een nieuwe versie uploaden vervangt het bestand, het oude blijft als "verouderd" bewaard en is achter één klik terug te vinden.
- Delen per bestand met de huurder of de eigenaar; wat niet gedeeld is, blijft voor hen onzichtbaar.
📅Agenda, mail & bezichtigingen
Afspraken en communicatie op één plek, gekoppeld aan het juiste pand.
- Agenda voor bezichtigingen, opnames en onderhoud. Een bezichtiging bij verkoop of verhuur staat er automatisch in.
- Mail vanuit het platform naar huurders, aannemers en makelaars, met sjablonen die zichzelf invullen met de juiste pand- en huurdergegevens. Antwoorden komen binnen op uw eigen e-mailadres.
- Herkenbaar voor de ontvanger: elke mail draagt de kop "Bericht vanuit Ankova namens [uw organisatie]" en een voet met uw antwoordadres.
- Verzendlog: alles wat het platform namens u heeft gestuurd (herinneringen, aanzeggingen, berichten aan huurders en vakmensen) staat op één plek: wanneer, aan wie, waarover en of het is aangekomen. Per relatie ziet u dezelfde historie bij het contact.
- Uw eigen Gmail- of Outlook-mailbox koppelen: u koppelt via het officiële inlogscherm van Google of Microsoft (Ankova ziet uw wachtwoord nooit). Daarna leest het platform de mail van huurders, aannemers en makelaars mee bij het juiste pand en verstuurt u berichten vanuit uw eigen adres, zodat ze ook in uw eigen Verzonden items staan. Ontkoppelen kan op elk moment. Eerlijk over de stand: de verificatie van de koppeling door Google is nog in behandeling; tot die rond is toont Google bij het koppelen een waarschuwingsscherm dat u moet bevestigen.
🏷️Verkoop, verhuur & brochures
Een pand op de markt zetten en het proces bijhouden tot en met het bod.
- Verkoop- en verhuuroverzicht met bezichtigingen en biedingen per pand.
- Brochure-editor die zich vult met de echte gegevens van uw pand.
- Prospectie: een aankoopkandidaat volgen en bij aankoop in één beweging omzetten naar een pand in beheer, inclusief dossierstructuur.
📊Boekhouding, rendement & belasting
Weten wat elk pand werkelijk oplevert, en wat de fiscus straks ziet.
- Jaaroverzicht dat automatisch meebeweegt met uw panden, huren en kosten.
- Rendement per pand: bruto, netto en rendement op eigen vermogen, met prognoses.
- Fiscale indicatie per pand: box 3 of BV, op basis van de actuele regels. Een hulpmiddel, geen vervanging van uw accountant.
- Moneybird-koppeling: verbinden via het officiële inlogscherm van Moneybird, banktransacties worden elke twaalf uur opgehaald en automatisch gekoppeld aan de juiste huurbetaling op naam van huurder of pand in de omschrijving ("automatisch herkend via Moneybird"). Verkoop- en inkoopfacturen uit Moneybird staan alleen-lezen bij Boekhouding.
- Huurfacturen per huurder per maand, vanuit het platform naar Moneybird te schrijven.
- Eigenaarsafrekeningen per maand voor beheerders die voor derden werken (zie Eigenaren).
👥Team & relaties
Samenwerken zonder dat iedereen alles hoeft te zien.
- Teamleden uitnodigen per e-mail, met een eigen inlog en een instelbare rol.
- Rechten per module en per pand: elk teamlid ziet alleen de onderdelen die voor zijn werk relevant zijn, en desgewenst alleen bepaalde panden. Beide zijn op databaseniveau afgedwongen, niet alleen in het scherm.
- Tweestapsverificatie met herstelcodes: inloggen met een code uit een authenticator-app (per gebruiker aan te zetten), met herstelcodes voor als de telefoon kwijt is.
- Activiteitenlog: wie wanneer wat heeft gewijzigd, met het pand erbij.
- Relatiebeheer (CRM): huurders, aannemers, makelaars en investeerders, gekoppeld aan de juiste panden, met eigen documentmappen.
🔒Veiligheid & privacy
Uw data blijft van u: technisch afgedwongen, niet alleen beloofd.
- Gehost binnen de EU, versleuteld opgeslagen.
- Per organisatie afgeschermd op databaseniveau: elke klant ziet uitsluitend zijn eigen gegevens. Dat geldt ook voor huurders binnen uw eigen organisatie.
- Verwerkersovereenkomst ingebouwd in de registratie, met vastlegging van wie welke versie wanneer heeft aanvaard; bij een nieuwe versie vraagt het platform bij het inloggen opnieuw om akkoord. Alle juridische documenten (algemene voorwaarden, privacybeleid, verwerkersovereenkomst, subverwerkerslijst, beveiligingsbeleid, datalekbeleid en cookiebeleid) staan openbaar op de website. Wij slaan geen betaalgegevens op (betalen loopt via Mollie).