Privacybeleid

1. Inleiding

Ankova biedt een digitaal platform voor vastgoedbeheer, verhuur, administratie, communicatie en automatisering. Via het platform kunnen vastgoedeigenaren, verhuurders, vastgoedprofessionals en andere zakelijke gebruikers hun vastgoedportefeuille, huurders, contracten, documenten, onderhoud, communicatie en financiële informatie centraal beheren.

Bij het gebruik van Ankova kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. Ankova vindt het belangrijk dat duidelijk is welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom deze gegevens worden verwerkt, hoe deze worden beschermd en welke rechten betrokkenen hebben.

In dit privacybeleid leggen wij uit hoe Ankova met persoonsgegevens omgaat.

Ankova verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming en andere toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website van Ankova, het Ankova platform, eventuele mobiele toepassingen van Ankova, communicatie met Ankova en de dienstverlening die Ankova aan zakelijke klanten levert.

2. Wie is Ankova?

Ankova is de handelsnaam waaronder PVS Vast haar dienstverlening aanbiedt.

Juridische naam: PVS Vast
Handelsnaam: Ankova
KvK nummer: 98295373
Vestigingsadres: Baanstraat 7BISA, 3581 VS Utrecht, Nederland
Website: https://ankova.nl
Algemeen contact: info@ankova.nl
Privacy contact: privacy@ankova.nl

Voor algemene vragen over Ankova kunt u contact opnemen via info@ankova.nl.

Voor vragen over privacy, persoonsgegevens of de uitoefening van uw privacyrechten kunt u contact opnemen via privacy@ankova.nl.

3. Welke rol heeft Ankova?

Een belangrijk uitgangspunt is dat Ankova niet voor iedere verwerking dezelfde privacyrechtelijke rol heeft.

De rol van Ankova hangt af van het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt en van de partij die bepaalt waarom en hoe deze persoonsgegevens worden verwerkt.

3.1 Ankova als verwerkingsverantwoordelijke

Ankova is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die Ankova verwerkt voor haar eigen bedrijfsvoering en dienstverlening.

Dit betreft bijvoorbeeld persoonsgegevens van klanten, gebruikers, contactpersonen, potentiële klanten en websitebezoekers.

Voorbeelden hiervan zijn het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts, het uitvoeren van overeenkomsten, het verzorgen van facturatie, het verwerken van abonnementen en betalingen, het beveiligen van het platform, het voorkomen van misbruik, het bieden van klantenservice, het onderhouden en verbeteren van de dienstverlening en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Voor deze verwerkingen bepaalt Ankova zelf het doel en de wijze waarop de verwerking plaatsvindt.

3.2 Ankova als verwerker

Wanneer een klant via Ankova persoonsgegevens invoert, importeert of uploadt over bijvoorbeeld huurders, medewerkers, leveranciers, contactpersonen of andere betrokkenen, handelt Ankova in beginsel als verwerker namens deze klant.

De klant bepaalt in dat geval waarom deze persoonsgegevens worden verwerkt en welke persoonsgegevens daarvoor nodig zijn.

Ankova verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om de dienstverlening aan de klant te leveren en overeenkomstig de instructies van de klant.

Voor deze verwerkingen wordt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst gesloten.

De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die hij of zij via Ankova invoert, importeert, uploadt of anderszins laat verwerken.

De klant is eveneens verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen wanneer dat op grond van de privacywetgeving vereist is.

3.3 Verschillende rollen kunnen naast elkaar bestaan

Het is mogelijk dat Ankova voor verschillende verwerkingen binnen dezelfde dienstverlening verschillende privacyrechtelijke rollen heeft.

Ankova kan bijvoorbeeld verwerker zijn voor de huurdersgegevens die een vastgoedbeheerder in het platform opslaat, terwijl Ankova tegelijkertijd verwerkingsverantwoordelijke is voor de gegevens die nodig zijn voor het account, de facturatie, beveiliging en klantenservice van die vastgoedbeheerder.

De toepasselijke rol wordt bepaald aan de hand van het daadwerkelijke doel en de feitelijke omstandigheden van de betreffende verwerking.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens Ankova verwerkt hangt af van de manier waarop u Ankova gebruikt.

4.1 Gegevens van gebruikers

Wanneer u een account aanmaakt of gebruikt kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

1. Naam.
2. Zakelijk e-mailadres.
3. Telefoonnummer.
4. Bedrijfsnaam.
5. Functie of rol binnen de organisatie.
6. KvK nummer.
7. Btw nummer.
8. Factuurgegevens.
9. Inloggegevens en beveiligingsgegevens.
10. Voorkeuren en instellingen binnen het platform.

Niet alle gegevens zijn voor iedere gebruiker verplicht.

4.2 Gegevens van klanten en contactpersonen

Wanneer u contact met Ankova opneemt kunnen wij gegevens verwerken zoals:

1. Naam.
2. E-mailadres.
3. Telefoonnummer.
4. Bedrijfsgegevens.
5. Inhoud van communicatie.
6. Informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt.

4.3 Vastgoed en huurders

Wanneer u het platform gebruikt voor vastgoedbeheer kunnen persoonsgegevens worden opgenomen in de gegevens die u zelf invoert of importeert.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

1. Namen van huurders.
2. Contactgegevens.
3. Adresgegevens.
4. Gegevens over huurcontracten.
5. Gegevens over huurbetalingen en betalingsachterstanden.
6. Communicatie tussen verhuurder, beheerder, huurder en andere betrokkenen.
7. Onderhoudsmeldingen.
8. Gegevens over werkzaamheden en reparaties.
9. Documenten en bijlagen.
10. Gegevens over leveranciers en contactpersonen.
11. Agenda en planningsgegevens.
12. Financiële gegevens die betrekking hebben op vastgoedbeheer.
13. Gegevens die voorkomen in facturen, inspectierapporten, overeenkomsten en andere documenten.

Ankova bepaalt niet zelfstandig welke gegevens een klant over huurders of andere betrokkenen in het platform invoert.

De klant is hiervoor in beginsel verantwoordelijk.

4.4 Documenten

Het platform kan gebruikers de mogelijkheid bieden om documenten te uploaden.

Dit kunnen bijvoorbeeld huurcontracten, facturen, inspectierapporten, offertes, onderhoudsdocumenten, correspondentie, verzekeringsdocumenten en andere vastgoedgerelateerde documenten zijn.

Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten.

Ankova verwerkt deze documenten uitsluitend voor de doeleinden waarvoor de dienstverlening wordt gebruikt en overeenkomstig de toepasselijke overeenkomst en verwerkersovereenkomst.

4.5 Technische en gebruiksgegevens

Wanneer u Ankova gebruikt kunnen technische gegevens worden geregistreerd.

Hierbij kan het onder andere gaan om:

1. IP adres.
2. Datum en tijdstip van gebruik.
3. Informatie over apparaat en browser.
4. Informatie over succesvolle en mislukte inlogpogingen.
5. Gebruikersacties binnen het platform.
6. Systeem en beveiligingslogboeken.
7. Foutmeldingen.
8. Informatie over het gebruik en de werking van functionaliteiten.

Deze gegevens worden onder andere gebruikt voor beveiliging, foutoplossing, ondersteuning en het verbeteren van de werking van het platform.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden.

Afhankelijk van de situatie kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor:

1. Het leveren en onderhouden van het Ankova platform.
2. Het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts.
3. Het uitvoeren van overeenkomsten.
4. Het verwerken van abonnementen en betalingen.
5. Het versturen van facturen en administratieve communicatie.
6. Het bieden van klantenservice.
7. Het beantwoorden van vragen en verzoeken.
8. Het beveiligen van accounts, systemen en gegevens.
9. Het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en ongeautoriseerde toegang.
10. Het oplossen van technische problemen.
11. Het verbeteren en ontwikkelen van functionaliteiten.
12. Het analyseren van het gebruik van het platform voor zover dit rechtmatig gebeurt.
13. Het uitvoeren van wettelijke verplichtingen.
14. Het behandelen van juridische geschillen.
15. Het uitvoeren van interne administratie.
16. Het informeren van klanten over belangrijke wijzigingen in de dienstverlening.
17. Het uitvoeren van AI functionaliteiten die onderdeel zijn van de door de klant gebruikte dienstverlening.

6. Rechtsgronden

Ankova verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

6.1 Uitvoering van een overeenkomst

Persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn om een overeenkomst met u uit te voeren.

Dit geldt bijvoorbeeld voor het aanmaken van uw account, het leveren van het platform, het uitvoeren van support en het verwerken van abonnementen.

6.2 Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op administratie, fiscale verplichtingen en wettelijke bewaartermijnen.

6.3 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Ankova of een derde, waarbij wij de belangen en privacyrechten van de betrokken persoon afwegen.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op beveiliging, fraudepreventie, misbruikpreventie, technische verbetering van het platform, zakelijke communicatie en het beschermen van onze rechten en eigendommen.

6.4 Toestemming

Wanneer voor een verwerking toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

7. Gebruik van kunstmatige intelligentie

AI vormt een belangrijk onderdeel van Ankova.

Het platform kan AI gebruiken voor bijvoorbeeld:

1. Het analyseren en classificeren van documenten.
2. Het herkennen van informatie in documenten.
3. Het samenvatten van documenten.
4. Het beantwoorden van vragen over gegevens die binnen Ankova beschikbaar zijn.
5. Het opstellen van concept e-mails.
6. Het herkennen en classificeren van binnenkomende communicatie.
7. Het herkennen van onderhouds en administratieve verzoeken.
8. Het signaleren van mogelijke betalingsachterstanden.
9. Het ondersteunen bij financiële en operationele analyses.
10. Het automatiseren van administratieve werkzaamheden.
11. Het ondersteunen van gebruikers bij vastgoedbeheer.

7.1 Gebruik van externe AI diensten

Ankova ontwikkelt en traint geen eigen algemeen taalmodel voor de AI functionaliteiten binnen het platform.

Voor bepaalde functionaliteiten kan Ankova gebruikmaken van externe AI diensten en modellen.

De gebruikte AI leveranciers worden opgenomen in het actuele overzicht van subverwerkers wanneer zij persoonsgegevens namens Ankova of een klant verwerken.

Wanneer persoonsgegevens door een externe AI dienst worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende functionaliteit en binnen de toepasselijke privacyrechtelijke afspraken.

7.2 Geen verkoop of algemene training met klantgegevens

Ankova verkoopt geen persoonsgegevens aan AI leveranciers of andere derden.

Persoonsgegevens en documenten die klanten via Ankova aanleveren worden niet door Ankova gebruikt om algemene AI modellen te trainen, tenzij hiervoor afzonderlijk een geldige grondslag bestaat en dit duidelijk met de betreffende partij is overeengekomen.

7.3 Menselijke controle

AI resultaten kunnen fouten bevatten.

AI gegenereerde informatie is daarom niet automatisch een juridisch, financieel, technisch of ander professioneel advies.

Wanneer Ankova AI gebruikt om bijvoorbeeld een e-mail, classificatie, voorspelling, samenvatting of aanbeveling te genereren, kan de gebruiker deze informatie controleren voordat daadwerkelijk actie wordt ondernomen.

Ankova gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen voor een natuurlijke persoon heeft, tenzij dit wettelijk is toegestaan en aan alle daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan.

8. E-mailkoppelingen

Ankova kan gebruikers de mogelijkheid bieden om hun zakelijke e-mailomgeving te koppelen.

Dit kan bijvoorbeeld via Google of Microsoft.

Wanneer een gebruiker een dergelijke koppeling activeert, kan Ankova afhankelijk van de verleende toestemming toegang krijgen tot bepaalde e-mails, bijlagen en bijbehorende gegevens.

Deze toegang wordt uitsluitend gebruikt om de functionaliteiten te leveren die de gebruiker heeft geactiveerd.

De gebruiker kan een gekoppelde e-maildienst op ieder moment weer loskoppelen.

De precieze gegevens waartoe Ankova toegang krijgt zijn afhankelijk van de gekozen koppeling, de verleende machtigingen en de functionaliteiten die de gebruiker activeert.

9. Koppelingen met externe diensten

Ankova kan koppelingen aanbieden met externe diensten.

Voorbeelden hiervan zijn:

1. Google.
2. Microsoft.
3. Mollie.
4. Boekhoudsoftware.
5. Banken.
6. Opslagdiensten.
7. AI diensten.

Welke koppelingen daadwerkelijk beschikbaar zijn kan in de loop van de tijd veranderen.

Wanneer een gebruiker een externe koppeling activeert, kunnen persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen Ankova en de betreffende externe dienst.

Op het gebruik van die externe dienst is tevens het privacybeleid van de betreffende externe dienst van toepassing.

10. Betalingen

Voor betalingen en abonnementen kan Ankova gebruikmaken van Mollie.

Ankova verwerkt zelf niet meer betaalgegevens dan noodzakelijk is voor het uitvoeren en administreren van abonnementen en betalingen.

Betalingsgegevens die noodzakelijk zijn voor de daadwerkelijke betaling kunnen rechtstreeks door Mollie worden verwerkt.

Ankova kan bijvoorbeeld informatie ontvangen over de status van een betaling, het abonnement, het betaalde bedrag, de datum van betaling, een betalingsreferentie en de status van een machtiging.

Voor de verwerking door Mollie geldt tevens het privacybeleid van Mollie.

11. Met welke partijen delen wij persoonsgegevens?

Ankova verkoopt persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens kunnen wel worden gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn om de dienstverlening te leveren.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op hosting en infrastructuur, betalingsverwerking, AI diensten, e-mailintegraties, boekhoudkundige diensten, beveiligingsdiensten en andere technische dienstverleners.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Ankova verwerkt, wordt deze partij overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en afspraken aan passende privacy en beveiligingsverplichtingen gebonden.

12. Subverwerkers

Wanneer Ankova persoonsgegevens namens een klant verwerkt, kan Ankova gebruikmaken van subverwerkers.

Een subverwerker is een externe partij die namens Ankova bepaalde verwerkingsactiviteiten uitvoert.

Ankova zorgt ervoor dat subverwerkers contractueel worden gebonden aan passende verplichtingen op het gebied van privacy en beveiliging.

Een actueel overzicht van de gebruikte subverwerkers en de doeleinden waarvoor zij worden ingezet wordt beschikbaar gesteld via:

https://ankova.nl/subverwerkers

Indien een nieuwe subverwerker wordt toegevoegd die toegang krijgt tot persoonsgegevens van klanten, worden klanten hierover geïnformeerd overeenkomstig de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

13. Hosting, database en bestandsopslag

Ankova maakt gebruik van cloudinfrastructuur voor het hosten van het platform, het opslaan van gegevens en het uitvoeren van technische diensten.

Voor database, authenticatie en bestandsopslag maakt Ankova gebruik van Supabase.

De gegevens van Ankova worden voor zover van toepassing opgeslagen in een Europese regio van Supabase.

Ankova gebruikt hiervoor de regio Ierland.

Bestanden zoals documenten, facturen, overeenkomsten en andere bijlagen kunnen worden opgeslagen via de bestandsopslag van de gebruikte cloudinfrastructuur.

Ankova streeft ernaar gegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken wanneer dit technisch en operationeel mogelijk is.

De actuele gegevens over gebruikte infrastructuur en subverwerkers worden opgenomen in de subverwerkerslijst.

14. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Ankova streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken wanneer dit mogelijk is.

Voor sommige diensten kan het echter noodzakelijk zijn dat persoonsgegevens worden verwerkt door een leverancier die buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd of gebruikmaakt van infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Ankova ervoor dat hiervoor een rechtsgeldige overdrachtsgrondslag en passende waarborgen aanwezig zijn overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

De specifieke internationale doorgiften zijn afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte leveranciers en worden opgenomen in de actuele informatie over subverwerkers.

15. Beveiliging

Ankova neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik.

Afhankelijk van de aard van de gegevens en de risico's kunnen maatregelen bestaan uit:

1. Versleutelde verbindingen.
2. Toegangsbeheer.
3. Authenticatie.
4. Autorisatie op basis van gebruikersrollen.
5. Scheiding van klantomgevingen.
6. Logging van relevante systeemactiviteiten.
7. Monitoring van beveiligingsincidenten.
8. Back-ups.
9. Beveiligde opslag van bestanden.
10. Beperking van toegang tot persoonsgegevens.
11. Periodieke controle van beveiligingsmaatregelen.
12. Maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang.

Ankova kan nooit garanderen dat een systeem volledig vrij is van beveiligingsrisico's. Wel streven wij ernaar beveiligingsmaatregelen voortdurend aan te passen aan nieuwe technische ontwikkelingen en risico's.

16. Scheiding van klantgegevens

Ankova is ontworpen als een platform voor meerdere organisaties.

Gegevens van verschillende organisaties worden logisch van elkaar gescheiden.

Gebruikers krijgen uitsluitend toegang tot gegevens waarvoor zij volgens hun account, organisatie, rol en rechten geautoriseerd zijn.

Binnen het platform worden technische toegangscontroles toegepast om ongeautoriseerde toegang tot gegevens van andere organisaties te voorkomen.

Een gebruiker mag persoonsgegevens uit een andere organisatie niet proberen te benaderen, te kopiëren of op andere wijze te gebruiken.

17. Bewaartermijnen

Ankova bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

Voor verschillende categorieën gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.

17.1 Accountgegevens

Accountgegevens worden in beginsel bewaard zolang het account actief is.

Na beëindiging van het account worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn.

17.2 Financiële en administratieve gegevens

Bepaalde gegevens kunnen na beëindiging van een account langer worden bewaard omdat Ankova wettelijk verplicht kan zijn deze gegevens voor de fiscale administratie te bewaren.

17.3 Gegevens die Ankova als verwerker verwerkt

Voor persoonsgegevens die Ankova namens een klant verwerkt gelden de afspraken uit de overeenkomst en verwerkersovereenkomst.

Na beëindiging van de dienstverlening worden deze gegevens overeenkomstig die afspraken verwijderd of teruggegeven, behoudens situaties waarin Ankova op grond van de wet verplicht is bepaalde gegevens te bewaren.

17.4 Beveiligings en loggegevens

Beveiligings en loggegevens kunnen gedurende een beperkte periode worden bewaard om beveiligingsincidenten, fraude, misbruik en technische problemen te kunnen onderzoeken.

De exacte bewaartermijn kan afhankelijk zijn van het type log en het doel waarvoor deze wordt bijgehouden.

18. Verwijdering van gegevens

Wanneer een account wordt beëindigd, worden persoonsgegevens verwijderd wanneer daarvoor geen wettelijke of andere gerechtvaardigde bewaarplicht bestaat.

Verwijdering kan plaatsvinden volgens een technisch verwijderingsproces waarbij gegevens eerst worden verwijderd uit actieve systemen en daarna, afhankelijk van back-ups en technische systemen, op een later moment volledig verdwijnen.

Wanneer persoonsgegevens onderdeel zijn van een back-up, kan het daarom voorkomen dat deze gegevens nog gedurende een beperkte periode technisch aanwezig zijn.

Back-ups worden niet gebruikt als actieve databron voor normale bedrijfsvoering.

19. Persoonsgegevens van huurders en andere betrokkenen

Ankova richt zich primair op zakelijke gebruikers zoals vastgoedeigenaren, verhuurders en vastgoedbeheerders.

Deze gebruikers kunnen persoonsgegevens van andere personen in Ankova verwerken.

Dit kunnen bijvoorbeeld huurders, medewerkers, leveranciers, makelaars, aannemers, architecten en andere contactpersonen zijn.

Wanneer Ankova deze gegevens namens een zakelijke klant verwerkt, is de zakelijke klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.

De klant is dan verantwoordelijk voor het bepalen van het doel van de verwerking, het bepalen welke gegevens noodzakelijk zijn, het hebben van een passende wettelijke grondslag, het informeren van betrokkenen en het rechtmatig gebruiken van het Ankova platform.

Ankova ondersteunt klanten waar redelijkerwijs mogelijk bij het nakomen van hun verplichtingen.

20. Bijzondere persoonsgegevens

Gebruikers mogen Ankova niet gebruiken om bijzondere persoonsgegevens te verwerken wanneer dit niet noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening of wanneer daarvoor geen passende wettelijke grondslag bestaat.

Bijzondere persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op gezondheid, religie, politieke opvattingen, biometrische gegevens of andere categorieën die onder de AVG extra bescherming genieten.

Wanneer dergelijke gegevens toch in documenten of communicatie worden opgenomen, kan Ankova deze gegevens technisch verwerken als onderdeel van de dienstverlening.

De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan.

21. Gegevens van kinderen

Ankova richt zich op zakelijke gebruikers en niet specifiek op kinderen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen voor commerciële doeleinden.

Wanneer een gebruiker persoonsgegevens van een minderjarige in het platform verwerkt, is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor het hebben van een passende wettelijke grondslag en het informeren van de betreffende persoon en diens vertegenwoordiger wanneer dit vereist is.

22. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Ankova kan AI en geautomatiseerde processen gebruiken om informatie te analyseren, classificeren, structureren of aanbevelingen te doen.

Voorbeelden hiervan zijn het herkennen van documenten, het classificeren van meldingen, het signaleren van mogelijke betalingsachterstanden en het voorstellen van vervolgstappen.

Deze functionaliteiten zijn bedoeld als ondersteuning van de gebruiker.

Ankova gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming die uitsluitend op basis van persoonsgegevens rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen voor personen heeft, tenzij daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en aan alle toepasselijke voorwaarden wordt voldaan.

Wanneer een specifieke functionaliteit wel onder deze regels zou vallen, wordt de gebruiker hierover afzonderlijk geïnformeerd.

23. Uw privacyrechten

Wanneer Ankova verwerkingsverantwoordelijke is, heeft u onder de AVG verschillende rechten.

Afhankelijk van de omstandigheden kunt u het recht hebben op:

1. Inzage in uw persoonsgegevens.
2. Correctie van onjuiste persoonsgegevens.
3. Verwijdering van persoonsgegevens.
4. Beperking van de verwerking.
5. Overdraagbaarheid van persoonsgegevens.
6. Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
7. Intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

U kunt een verzoek indienen via privacy@ankova.nl.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren voordat wij een verzoek uitvoeren. Dit doen wij uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

24. Verzoeken van huurders en andere betrokkenen

Wanneer Ankova persoonsgegevens verwerkt namens een klant, moet een verzoek van een huurder of andere betrokkene in beginsel worden gericht aan de klant die bepaalt waarom de persoonsgegevens worden verwerkt.

Wanneer een verzoek rechtstreeks bij Ankova binnenkomt en betrekking heeft op gegevens die wij namens een klant verwerken, kunnen wij het verzoek doorsturen naar de betreffende klant.

Ankova kan de klant ondersteunen bij het uitvoeren van het verzoek voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

25. Termijn voor het beantwoorden van verzoeken

Wij proberen privacyverzoeken zo snel mogelijk te behandelen.

In beginsel reageren wij binnen één maand na ontvangst van een volledig verzoek.

Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken tegelijkertijd ontvangen, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

Wanneer een termijn wordt verlengd, informeren wij u daarover.

26. Klachten

Wanneer u van mening bent dat Ankova uw persoonsgegevens niet op de juiste manier verwerkt, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen via privacy@ankova.nl.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie vindt u via:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

27. Datalekken en beveiligingsincidenten

Ankova beschikt over procedures voor het signaleren, beoordelen en afhandelen van beveiligingsincidenten.

Wanneer sprake is van een datalek beoordelen wij overeenkomstig de toepasselijke wetgeving of dit moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en of betrokken personen moeten worden geïnformeerd.

Wanneer Ankova persoonsgegevens verwerkt namens een klant, informeren wij de betreffende klant overeenkomstig de verwerkersovereenkomst en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

28. Cookies

Ankova gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

28.1 Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website of het platform.

Deze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om een gebruiker ingelogd te houden, de veiligheid van een sessie te waarborgen, gebruikersinstellingen te onthouden en de werking van het platform mogelijk te maken.

Voor dergelijke noodzakelijke cookies is niet altijd toestemming vereist.

28.2 Analytische cookies

Ankova kan analytische technologie gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik en de werking van de website en het platform.

Wanneer hiervoor toestemming vereist is, worden deze technieken pas geactiveerd nadat de gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven.

28.3 Tracking en marketing cookies

Wanneer Ankova tracking of marketing cookies gebruikt waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

Een afzonderlijk cookiebeleid kan worden gepubliceerd waarin per cookie wordt uitgelegd welke technologie wordt gebruikt, voor welk doel en hoelang de cookie wordt bewaard.

29. Website en externe websites

De website van Ankova kan links bevatten naar websites van derden.

Ankova is niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken, inhoud of beveiliging van websites van derden.

Wij adviseren gebruikers het privacybeleid van externe websites te lezen voordat zij daar persoonsgegevens verstrekken.

30. Marketing en commerciële communicatie

Ankova kan bestaande zakelijke klanten informeren over producten, diensten, updates en ontwikkelingen die relevant zijn voor het gebruik van Ankova.

Wanneer voor commerciële communicatie voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, wordt deze toestemming gevraagd.

Iedere commerciële communicatie bevat een mogelijkheid om verdere commerciële communicatie uit te schakelen wanneer dit wettelijk vereist is.

31. Wijzigingen in dit privacybeleid

Ankova kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, wetgeving, gebruikte technologie of verwerkingsactiviteiten veranderen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op de website van Ankova.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen gebruikers hierover afzonderlijk worden geïnformeerd wanneer dit op grond van de toepasselijke privacywetgeving noodzakelijk of passend is.

De datum bovenaan dit privacybeleid geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is gewijzigd.

32. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid, wilt u uw privacyrechten uitoefenen of wilt u meer informatie over de manier waarop Ankova persoonsgegevens verwerkt?

Neem dan contact met ons op via:

PVS Vast, handelend onder de naam Ankova
KvK: 98295373
Adres: Baanstraat 7BISA, 3581 VS Utrecht, Nederland
Algemeen e-mailadres: info@ankova.nl
Privacy e-mailadres: privacy@ankova.nl

Wij streven ernaar privacyvragen zorgvuldig en tijdig te behandelen.

33. Aanvullende documenten

Dit privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met de overige documenten van Ankova.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen dit onder andere zijn:

1. De algemene voorwaarden.
2. De verwerkersovereenkomst.
3. Het cookiebeleid.
4. Het overzicht van subverwerkers.
5. Het beveiligingsbeleid.
6. De procedure voor datalekken en beveiligingsincidenten.
7. De abonnements en betalingsvoorwaarden.

Deze documenten kunnen aanvullende regels bevatten die specifiek betrekking hebben op de betreffende dienstverlening.